Методические основы планирования и контроля над проектами

Основной упор в литературе по практическому менеджменту, в образовательных и тренинговых программах делается на технике проектного планирования и контроля.

Первоочередной задачей менеджеров является определить содержание проекта, его цель и основные задачи. Далее необходимо составить перечень работ для достижения этих задач и провести отбор извне (из других компаний) или внутри (из разных отделов и подразделений) людей, которые их выполнять, то есть создать внешнюю и внутреннюю организационные структуры с установлением ответственности, налаживанием необходимой интеграции, Координации и взаимодействия между всеми участниками, вовлеченными в осуществление проекта.

Все работы по выполнению проекта должны быть регламентированы таким образом, чтобы обеспечить последовательное, логичное и эффективное их исполнение. Очень важным является также определение потребности в ресурсах, как общего количества, так и с распределением во времени. Необходимо вычислить затраты на проект, в том числе периодические (месячные, квартальные) бюджеты и денежные потоки. Планирование работ, ресурсов и затрат выполняется как в связи между собой, так и по организационным элементам проекта (т.е. подразделений).

Таким образом, планирование проекта - это механизм, позволяющий распределять объемы работ, ресурсы, расходы в заданных сроках и между отдельными исполнителями для своевременного и эффективного осуществления проекта.

Эффективное планирование каждого из проектов - одна из важнейших составляющих успеха. Но в ходе реализации проекта почти всегда неизбежно возникают неожиданности, отклонения от плана, выявляются ошибки и вносится много изменений в первоначальный проект. План выполнения проекта требуется не только для логического и эффективного распределения ресурсов и работ, а также чтобы предоставить возможность проектному менеджеру принимать корректирующие решения, перераспределять при необходимости ресурсы протяжении жизненного цикла проекта.

Не менее важным, чем планирование, является процесс контроля. Планирование «запускает» проект, однако оно является доминантой только для примерно 20% продолжительности жизненного цикла. С «запуском» проекта к исполнению начинает доминировать контроль, без него менеджер оказывает очень слабое влияние на проект, расходуется больше средств и времени. Поэтому контрольная функция есть так же важна, как и планирование, и требует даже больших усилий и больше зависит от эффективности информационных систем.

Планирование и контроль проекта предусматривают решение следующих задач:

. Установление последовательности работ по реализации проекта, которая бы обеспечивала логичность и эффективность их выполнения.

. Определение и распределение необходимых ресурсов, бюджета, сочетание их с календарным планом работ.

. Разработка информационной базы для контроля за выполнением проекта.

. Принятие решения о перераспределении ресурсов в случае необходимости в течение жизненного цикла проекта.

. Развитие рабочих взаимоотношений и групповой работы.

. Мотивация людей к высшим результатам как через мониторинг выполнения, так и через определение целей.

. Улучшение качества выполнения проекта и обеспечение достижения установленных задач в рамках определенных времени, затрат и объемов.

. Представление информации для итогового анализа выполнения проекта в целом и его организационными единицами, а также при возникновении судебных или арбитражных споров.

В методологии управления проектами сформировалась система планов, которая предусматривает следующие уровни управления [9]: концептуальный; стратегический; тактический (последний включает текущий и оперативный субривни).

Для каждого уровня управления разрабатывается соответствующий план.

На концептуальном уровне определяются цели и задачи проекта; рассматриваются альтернативные варианты достижения запланированных результатов и оценки негативных и позитивных аспектов каждого варианта; определяются концептуальные направления реализации проекта, включая описание предметной области, укрупненной структуры работ, Их взаимосвязей и предварительную оценку продолжительности, выполнение проекта, его стоимости и потребности в ресурсах.

Стратегический план определяет основные этапы и вехи проекта. Основное назначение плана на этом уровне - показать логическую схему реализации проекта. В стратегическом плане определяются внешнее и внутреннее окружение проекта, цели и задачи для проектной команды и обеспечивается общее видение проекта.

На тактическом уровне:

• текущий план - определяет сроки выполнения комплексов работ, потребность в ресурсах, очерчивает определенные участки работ, за качество и своевременность выполнения которых отвечают различные организации-исполнители (в разрезе года, квартала, месяца);

• оперативный план - детализирует задания участникам на месяц, неделю, день за комплексами работ.