Сущность проектной деятельности

Слово проект очень часто употребляется в нашей жизни. Разработка средств борьбы со СПИДом, консервация Чернобыльской АЭС, проведение избирательной кампании, взятие в аренду и ремонт нового офиса, внедрение новой системы стимулирования персонала или подготовка к пикника имеют ряд общих признаков, характеризующих их как проекты. Это, в частности, следующие признаки:

• направленность на достижение конкретной цели;

• базирование на координированном выполнении связанных между собой действий;

• ограниченность во времени выполнения, определенность определенной даты начала и окончания;

• наличие определенного бюджета (финансового, материального и др.);

• определенной степени неповторимость, уникальность.

В общем, именно эти пять признаков, или характеристик, отличающих проекты от других мероприятий, планов, программ, инициатив. Каждая из перечисленных характеристик имеет важный внутренний смысл. Рассмотрим их подробнее.

• Направленность на достижение цели. Проекты направлены на достижение определенных результатов - иными словами, на достижение цели. Именно эта цель является движущей силой проекта, и все прилагаемые усилия к его планированию и реализации, направленные на ее достижение.

Проекты имеют многочисленные иерархические цели. Основной целью, например, проекта, связанного с программным обеспечением для компьютера, может быть разработка сложной системы управления базами данных. Промежуточной целью может быть тестирование системы в процессе разработки для настройки программ, а целью низшего уровня - определение дат, когда работники, разрабатывающие проект, отчитываться о своих результатах на оперативном совещании.

Ориентированность проектов на достижение цели предоставляет огромный внутренний потенциал для управления ими. Прежде всего это предполагает необходимость точного определения и формулирования целей, от высшего уровня - до низшего, до самых простых вещей. Вместе с тем проект можно рассматривать как процесс достижения тщательно выбранных целей, продвижения проекта на пути его реализации связано с пошаговым достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не будет достигнута конечная цель.

Последние десятилетия разработана методология содействия формулировке и достижению цели. Эту методологию называют управлением по целям (mаnаgеmеnt ву овjесtivеs - MВО), разрабатывалась она независимо от общего развития теории и практики управления проектами. Уверенное овладение основными принципами МВО может значительно облегчить жизнь проектного менеджера - руководителя проекта.

• Координированное выполнение связанных между собой действий. Сама сущность проектов определяет сложность их воплощения в жизнь. Проекты требуют выполнения многочисленных задач, жестко или гибко взаимосвязанных: Некоторые промежуточные задания не могут реализовываться, пока не завершены другие задания; другие задачи должны выполняться параллельно и т. п. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может оказаться под угрозой невыполнения.

Если поразмыслить над этой характеристикой проекта, становится понятным, что он является системой, т.е. целым, которое состоит из связанных между собой частей. Последние десятилетия специалистами по управлению проектами разработаны специальные методики работы с системами. Сведены вместе, эти методики составляют системный анализ. Руководитель проекта, который овладел основные методы системного анализа, может эффективно использовать эти знания для реализации проектов.

• Временные рамки проекта. Проекты выполняются в течение определенного времени (хотя иногда руководителям проектов, отстаивающих выполнение начальных графиков, кажется, что проект не будет завершен никогда) и имеют более или менее четко очерченные начало и окончание. Проект считается завершенным, когда достигнуты его основные цели. В ходе проекта значительные усилия направлены именно на то, чтобы его было завершено в намеченные сроки. В этом помогают графики, где указывается время начала и окончания работ, которые предусматриваются проектом.

Следует обратить внимание на то, как это отличается от циклов производства продукции. Выпуск товаров не ограничено во времени и зависит лишь от наличия и уровня спроса. Когда спрос исчезает, заканчивается и производственный цикл, поэтому традиционные процессы изготовления продукции не относятся к проектам.

• Наличие бюджета. Проектная деятельность, направленная на получение определенного результата в заданный промежуток времени, не может произойти без использования определенных ресурсов (материальных, людских, финансовых). Поэтому неотъемлемой чертой проекта является наличие бюджета, выделяемого на обеспечение ресурсных потребностей финансирования проекта, соответствующие его масштабам, содержанию и срокам выполнения.